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Sekretär (w/m/d) / Lehrstuhl für Intelligente Systeme in der Medizin

  • Teilzeit
  • Kennziffer: 477 N/2026
Sekretär (w/m/d) / Lehrstuhl für Intelligente Systeme in der Medizin, 1. BildSekretär (w/m/d) / Lehrstuhl für Intelligente Systeme in der Medizin, 2. Bild

Teilzeit (20 Std./Woche) | unbefristet | zum nächstmöglichen Zeitpunkt | Vergütung nach TV-L (EG 8) | Drittmittelverwaltung und Veranstaltungsmanagement im Lehrstuhl für Intelligente Systeme in der Medizin

Willkommen an der Universitätsmedizin Rostock - dem Maximalversorger der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Mit modernen Technologien sowie neuesten Behandlungsmethoden sorgen wir an jedem Tag im Jahr für das Wohlergehen der Menschen, die sich in unsere Hände begeben.
 
Der Lehrstuhl für Intelligente Systeme in der Medizin an der Universitätsmedizin Rostock beschäftigt sich mit der Entwicklung intelligenter und adaptiver technischer Systeme für medizinische Anwendungen. Die Forschungsaktivitäten umfassen unter anderem Wearable Sensorik, intelligente Textilien, medizinische Robotik und assistive Systeme. Der Lehrstuhl arbeitet interdisziplinär mit klinischen, technischen sowie nationalen und internationalen Forschungspartnern zusammen. 

Ihre Aufgaben - das erwartet Sie:

  • Selbstständige Organisation und Koordination des Sekretariats des Lehrstuhls für Intelligente Systeme in der Medizin 
  • Termin-, Reise-, Besprechungs- und Dokumentenmanagement sowie deutsch- und englischsprachige Korrespondenz
  • Administrative Unterstützung bei Personalangelegenheiten, Beschaffungsprozessen, Rechnungs-bearbeitung und organisatorischen Aufgaben in der Lehre
  • Administrative Betreuung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte einschließlich Mittel-anforderungen, Abrechnungen, Rechnungs- und Reisekostenbearbeitung sowie Projektcontrolling und Fristenüberwachung
  • Unterstützung bei der Analyse und Dokumentation des Mitteleinsatzes in Drittmittelprojekten
  • Kommunikation und Abstimmung mit internen Bereichen der UMR sowie externen Partnern, Förderorganisationen, Sponsoren und nationalen und internationalen Kooperationspartnern
  • Unterstützung bei der Organisation von Gastwissenschaftlerprogrammen und internationalen Kooperationen
  • Allgemeine Büroorganisation sowie Pflege und Weiterentwicklung administrativer Abläufe

Das bringen Sie mit:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation 
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang mit gängigen Büro- und IT-Anwendungen
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern
  • Kenntnisse bzw. Erfahrungen in der Hochschul-, Forschungs- oder Wissenschaftsadministration sind von Vorteil
  • Erfahrungen in der Drittmittelverwaltung und/oder im Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil
  • Kenntnisse universitärer Verwaltungs-, Finanz- und Beschaffungsprozesse sind von Vorteil
  • Kenntnisse in TYPO3 sind von Vorteil 

Das bieten wir:

  • Einen Standort am Meer: Rostock liegt in unmittelbarer Nähe zur Ostsee und zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus
  • Onboarding: Teilnahme an den Willkommenstagen und eine strukturierte Einarbeitung mit regelmäßigem Austausch
  • Persönliche und fachliche Weiterentwicklung: Teilnahme an Seminaren und Weiterbildungen sowie bereichsübergreifenden Vorlesungen und Veranstaltung möglich
  • Finanzielle Sicherheit: Eine betriebliche Altersvorsorge in der VBL und eine Jahressonderzahlung
  • Nachhaltigkeit: Bikeleasing & Deutschland -Ticket Job
  • Fitness und Freizeit: Zugang zum Universitätssport und Vergünstigungen für verschiedene Rostocker Fitnessstudios sowie für ausgewählte Veranstaltungen
  • Gesundheit und Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement mit jährlichen Gesundheitstagen und Personalrabatt in ausgewählte Apotheken 
  • Verpflegung: Mitarbeiterrabatt im Doc(k)seven, bei der Bäckerei Junge in der Schillingallee sowie allen Mensen des Studierendenwerk Rostock-Wismar
  • Kinderbetreuung: Kita direkt am Campus Schillingallee (Plätze je nach Verfügbarkeit) 

Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwenden wir im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Selbstverständlich sind an der Universitätsmedizin Rostock Menschen jeder Geschlechtsidentität willkommen.

Masern-Immunitätsnachweis: Bitte beachte, dass wir aufgrund gesetzlicher Regelungen nur Bewerber einstellen können, die über eine Immunität gegen Masern verfügen. Der entsprechende Nachweis muss von Ihnen vorgelegt werden.  

Schwerbehinderte Bewerber werden bei der Stellenbesetzung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt.  

Das Ausschreibungsverfahren endet, sobald die Position vom Stellenportal der UMR (https://jobs.med.uni-rostock.de) entfernt wird. Sämtliche Drittveröffentlichungen verlieren damit ebenfalls automatisch ihre Gültigkeit.

Die Bewerbungskosten werden entsprechend geltender Regeln des Landes Mecklenburg-Vorpommern nicht übernommen.